En un congreso o convención, la primera experiencia de los asistentes ocurre en la acreditación. Ese momento define la percepción de la organización y del hotel que lo hospeda. Una operación lenta puede arruinar la experiencia desde el inicio, mientras que un proceso ágil transmite profesionalismo, seguridad y confianza.
Un estudio de EventMB (2023) reveló que el 67% de los organizadores considera que la acreditación es el punto más crítico de la experiencia del asistente. En paralelo, el informe Hospitality Net 2022 indica que el 42% de los huéspedes corporativos valora la rapidez en el registro como un factor decisivo para recomendar un hotel.
El impacto no es solo en la percepción. También tiene consecuencias operativas. Reducir 10 minutos en el check-in promedio de un evento puede liberar hasta un 20% de la capacidad del personal de recepción, lo que permite reasignar recursos a tareas de mayor valor como atención personalizada, soporte técnico o resolución de imprevistos. En eventos de gran escala —más de 500 participantes—, esta eficiencia puede traducirse en ahorros significativos en horas de trabajo y en menor necesidad de refuerzos temporales.
Otro aspecto clave es la seguridad. Las credenciales personalizadas con foto, QR o chip permiten un control de accesos preciso en salones, áreas VIP, estacionamientos y hasta habitaciones. Esto reduce riesgos de intrusión y garantiza que solo las personas autorizadas circulen en espacios críticos del hotel.
La personalización también agrega valor comercial. Incorporar logos de sponsors, beneficios temporales o accesos diferenciados convierte a la credencial en un canal de comunicación y fidelización, mejorando el retorno de inversión del evento.
Depender de terceros para la impresión de credenciales encarece la operación y resta flexibilidad ante imprevistos. En cambio, contar con equipos propios permite imprimir en el momento y adaptarse a cambios de último minuto, como asistentes de última hora, reemplazo de credenciales extraviadas o actualización de información en vivo.
En este contexto, impresoras como la línea IDP SMART ofrecen una solución concreta: emisión de tarjetas en segundos, en color o monocromo, con resolución de hasta 1200 dpi y velocidades de hasta 720 tarjetas por hora. La diferencia no es solo tecnológica: es operativa, estratégica y directamente visible para los asistentes.
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